7 תהליכים עסקיים שאתם צריכים להפוך אוטומטים עוד היום!
אנחנו כנראה יכולים להסכים פה אחד שכולנו נעדיף שיהיו פחות משימות מייגעות על הצלחת שלנו!
כדי לעשות זאת, עלינו ליישם אמצעים לאוטומציה של תהליכים עסקיים (BPA- Business Process Automation), ושם הדברים יכולים להיות קצת יותר מאתגרים. ברוב החברות קשה להשיג הסכמה רחבה לגבי הטמעת אוטומציה שתדרוש תקציב, לו”ז הדרכה והטמעה.
במיוחד עם העובדה שלרוב עובדים בד”כ נוטים במידת מה להתנגד לשינוי והמחשבה להתחיל פרויקט מחוץ לתפקידם הרגיל שעלול להימשך שבועות יכולה להיות מרתיעה.
אבל מה אם אוטומציה עסקית לא תקח שבועות? מה אם הייתם יכולים ליישם משהו בימים בודדים? פתאום זה נשמע די טוב לא?
בפוסט זה, נסקור שבעה תהליכים עסקיים שונים אשר נכונים לאוטומציה עוד היום!
אז…מהי אוטומציה של תהליכים עסקיים ולמה צריך להיות אכפת לך?
אוטומציה של תהליכים עסקיים (BPA- Business Process Automation) משתמשת בטכנולוגיה לביצוע משימות חוזרות במקום מאמץ ידני, כמה דוגמאות לתהליכים עסקיים שהם לרוב אוטומטיים :
- דיווח נתונים
- תמיכת לקוחות
- סינון מועמדים במהלך גיוס
יש עוד המון, כמובן, אבל סביר להניח שנתקלתם באלו בשלב מסוים. בדרך כלל, עסקים עושים אוטומציה רק לחלק מתהליך עסקי מסוים ומחברים את המוצר המוגמר לתהליך אחר ולעובד כלשהו. במקרים מסוימים, עסקים חכמים באמת הפכו משימות מסוימות אוטומטיות לחלוטין מההתחלה ועד הסוף.
דוגמה אחת ל- BPA שלם היא צ’טבוט בתמיכת לקוחות שיכול לקבל פניה, להבין את הנושא ולחבר את הלקוח לפתרון (שזה כמובן טרנד מאוד חם ונצפה לראות עוד מזה ככל שיעבור הזמן).
למה שווה להשקיע את הזמן, האנרגיה והכסף באוטומציה עסקית?
יש הרבה מאוד יתרונות באוטומציה עסקית, זה יכול ללבוש צורות שונות, להלן כמה בולטים:
יעילות
יתרון זה מובן מאליו, אבל כשנהפוך תהליך עסקי לאוטומטי, התהליך נעשה מהר יותר עם פחות שגיאות. חלק מזה הוא הסרת ה”אנוש” בטעות אנוש, החלק השני הוא ניצול הדברים שבהם מחשבים באמת טובים כמו מתמטיקה, ריבוי משימות ועבודה למשך שעות ארוכות.
אחידות
בהגדרה, תהליך יכול להיות אוטומטי רק אם הוא נעשה באותה הדרך המדויקת שוב ושוב. מעבר ליעילות, תקבלו את היתרון של תוצאות אחידות וניתנות לחיזוי.
שביעות רצון של לקוחותיכם
כשאתם משלבים יעילות עם תוצאות צפויות, הלקוחות שלכם מרוצים יותר. הסיבה לכך היא שאין מועדים שהוחמצו, אין שגיאות ואין פעולות שצריך לחזור עליהן. זה נכון במיוחד אם ביצעתם אוטומציה של תהליך מול לקוח (למשל שליחת דוחות ביצוע חודשיים אוטומטים ללקוח), אבל גם תהליכים פנימיים שעברו אוטומציה יכולים להזרים יתרונות במורד הזרם גם ללקוחות שלכם ( למשל הורדת פעילות סיזיפית מהנציגים שתפנה זמן לתשומת לב ללקוח).
טרנספורמציה
לעשות משהו קצת יותר מהר או זול יותר הוא דבר טוב בעסקים. לשנות את המשחק לחלוטין זה טרנספורמציה. נטפליקס התחילה בשימוש ב-BPA כדי לייעל את תעשיית השכרת ה-DVD – תראו איפה זה היום! כשאתם מתחייבים ל-BPA, אתם מתחילים במסע לעבר טרנספורמציה דיגיטלית שיכולה לעצב מחדש את העסק שלכם לטובה.
כל זה נהדר בתיאוריה, אבל מאיפה מתחילים? בשביל זה אנחנו פה לתת לכם עצות ואת הדרך הנכונה להתחיל עוד היום לייעל את העסק שלכם!
7 תהליכים עסקיים שתוכלו להפוך לאוטומטים
פרוייקט אוטומציה עסקית יכול להיות ארוך ומורכב אבל יש גם תהליכים הרבה יותר מהירים שתוכלו להפוך אוטומטים במהירות ולהרגיש את עול המטלות יורד ממכם אט אט..
רשימת המשימות הבאה יכולה, פשוטו כמשמעו, להיות אוטומטית בזריזות, לכם רק נותר לבחור מה זועק לכם להפוך אוטומטי:
1. עיבוד חשבוניות
על נושא זה אפשר להסתכל משני דרכים , האחד הוא קבלת חשבוניות והשני הוא הנפקתן:
קבלת חשבוניות: לרוב הנהלת החשבונות תקבל חשבוניות מהספקים, תתייק אותם בתיקיות לפי ספק, תכניס ללוג ותשלם לפי המועדים וסדר האישורים בארגון, אם היינו אומרים שכל זה ניתן להפוך לאוטומטי בצורה מלאה או חלקית? תתארו כמה שעות תחסכו פה!
הנפקת חשבוניות : העבודה בוצעה? ההזמנה צריכה להפוך לחשבונית? למה לבזבז פעולות יקרות של אנשי הנהלת החשבונות שגם את זה ניתן להפוך לאוטומטי במידה בה תרצו?
2. קבלת עובדים חדשים (On Boarding)
גיוס עובדים יכול להיות תהליך ארוך ומפרך בייחוד אם הארגון הוא בינוני- גדול, וכאשר מגייסים בכמויות גדולות וריכוזיות יותר מאשר בעבר, עיבוד הגיוס הולך וגדל בהתאם.
רבים מהעובדים שתעסיקו מסווגים כדור ה-Y או ה- Z, ומעבר לכל ההייפ (החיובי והשלילי), קבוצת עובדים זו לימדה אותנו שיעור חשוב לתהליך הקליטה במקום העבודה. בני דור המילניום, בניגוד לדור ה-X, חונכו עם מידע בקצות אצבעותיהם. במהלך תהליך הקליטה בעבודה, עובדת צעירה לא רוצה לחכות עד שמישהו יראה לה מה לעשות – היא רוצה שיתנו לה את הכלים לעשות זאת בעצמה. מעסיקים יכולים להשתמש בזה לטובתם על ידי אוטומציה של חלקים מתהליך הקליטה בעבודה.
לדוגמה, כאשר מועמד מתקבל, נשלח אליו חוזה למילוי בחתימה אלקטרונית, לאחר הסיום המועמד מקבל דוא”ל קבלת פנים עם חתימת החוזה והעברת החוזה החתום להנהלת החשבונות להקמה, משם ניתן גם להודיע למחלקת ה-IT שלכם להתחיל בהגדרת חשבונות המשתמש החדשים, למאבטח/ת להכניס לרשימת הכניסה והחנייה וכן הלאה.
ולבסוף העובד יכול להיכנס לתוכנת זרימת עבודה המוציאה מפת דרכים עם אבני דרך לשבועיים הראשונים שלו. מעבר ליעילות, ישנם יתרונות נוספים לאוטומציה של תהליך הקליטה בעבודה: 42% מהעובדים פרודוקטיביים יותר כאשר יש להם גישה לתהליכי כניסה נאותים (CareerBuilder) 45% מהעובדים שעוברים תהליך קליטה בעבודה מובנה אומרים שיש להם אמון רב יותר בארגון שלהם (טכנולוגיות משאבי אנוש).
3.שירות לקוחות
מי לא ירצה להפוך את תמיכת הלקוחות לאוטומטית? אמנם יש צדק בדרישה לאינטראקציה אישית כאשר ללקוח יש בעיה, אך יש גם ערך רב בפתרון יזום של בעיה זו עם אוטומציה בצורה של מרכזי עזרה, צ’טבוטים או מערכות בינה מלאכותית אחרות.
מעבר לזרז את הזמן עד לפתרון עם מגוון תכונות הפונות ללקוח, פלטפורמות אוטומציה של שירות לקוחות כגון Pipedrive מספקות תובנות לגבי תהליך תמיכת הלקוחות הכולל של העסק שלך, ומאפשרות לך למצוא הזדמנויות להגברת המצוינות התפעולית.
אם אתם יכולים לעזור לצוות שלכם לבלות פחות זמן בטלפון עם לקוחות כועסים תוך הגברת שביעות רצון הלקוחות, כדאי לכם לנסות את זה!
4. תהליך מכירה/CRM
מה אנשי מכירות אוהבים? סגירת עסקאות. מה הם שונאים? ניירת/עדכון CRM.
בעולם אידיאלי, אנשי מכירות היו מבלים את רוב זמנם במשימות המנצלות את כישרונותיהם, כגון חיפוש לקוחות פוטנציאליים ושיחות. פעילויות כמו רישום שיחות, תיוק והעברת הודעות לצוות הן חלק הכרחי מהעבודה, אבל הן גם משימות שהן בשלות לאוטומציה. דוגמאות למשימות שניתן להפוך אוטומטים: חוזים ללא נייר ,רישום שיחות אוטומטי, זרימות עבודה דיגיטליות מאפשרות לצוות המכירות שלך להשקיע יותר זמן במכירה ופחות זמן בהזנת נתונים ידנית.
5. ניהול מדיה חברתית
המותג שלכם חשוב להפליא, אז אתם בהחלט רוצים להיות זהירים בעת אוטומציה של השיווק שלכם. עם זאת, חברות רבות יוצרות כל כך הרבה תוכן על פני כל כך הרבה פלטפורמות דיגיטליות, צורה כלשהי של אוטומציה נחוצה כדי לעמוד בקצב של הכל!
כשמדובר באוטומציה של הפרסום שלך, כלים כמו: metricool Make מאפשרים לכם למפות ולשלוח את התוכן שלך בזמנים הטובים ביותר.
עבור ניהול קהילה כגון תכנון גאנט לפוסטים ברשתות, ניהול תקציבים, הערות ומענה לפניות תוכלו להשתמש ב- metricool כדי לנהל תקשורת ממספר פלטפורמות והכל במקום אחד.
אם נרצה לחבר את המדיות החברתיות לאפליקציות חיצוניות או לייעל את הקיים וליצור אוטומציות פנימיות לניהול המדיות החברתיות עם אינספור אפשרויות נשתמש ב – Make .
או לחלופין, אם תרצו לעבור לטכנולוגיה פחות מתוחכמת, פייסבוק מאפשרת לכם להגדיר מגיב אוטומטי “מחוץ למשרד” עם תשובות מיידיות שיישלח לאנשים שישלחו לכם הודעות לתיבת הדואר הנכנס שלכם לאחר שעות העבודה.
6. מעקב אחר הוצאות
זה משתלם לשמור על ההוצאות שלכם, תרתי משמע, אבל זה לא כיף למלא דוחות הוצאות באופן ידני. למרבה המזל, יש אפליקציות בשביל זה. למעשה, יש הרבה אפליקציות למעקב אחר הוצאות, וסביר להניח שתרצו לוודא שהאפליקציה שתבחרו תואמת את תוכנת הנהלת החשבונות שלכם.
7. התאמה חשבונאית
הדוחות הכספיים חייבים לעמוד בקנה אחד על הפרוטה ותמיד ידרשו איזשהו קלט אנושי, לכל הפחות בשלב הסקירה והאישור. אבל כפי שהזכרנו קודם, אוטומציה אינה מוגבלת להכל או לכלום – יש כמות עצומה של עבודה שנכנסת לתהליך התיוק וההתאמה, שלחלקם מחשבים מתאימים באופן אידיאלי.
נשמע מעניין ? אנא השאירו פרטים בטופס הבא
ונחזור אליכם בהקדם !
